Die Aufwendungen bestehen aus allen gebundenen Betriebsaufwendungen, die noch nicht verbraucht oder verkauft wurden (Vorräte), und aus allen noch nicht bezahlten Verkäufen (Kundenforderungen).

Die Ressourcen setzen sich aus noch nicht bezahlten Aufwendungen (Lieferanten-, Steuer- und Sozialversicherungsschulden) und Einnahmen aus noch nicht gelieferten Produkten (Vorschüsse auf Bestellungen) zusammen.

Der positive Saldo zwischen diesen Verwendungen und Ressourcen muss finanziert werden (Bedarf). Er entspricht dem umgangssprachlichen Ausdruck für die "Liquidität", die notwendig ist, um die Verschiebungen des täglichen Lebens zu bewältigen (Betriebskapital).

Das Unternehmen muss ständig über Mittel verfügen, die es dazu verwenden kann, seinen Mitarbeitern oder Lieferanten für Arbeit, Rohstoffe und Dienstleistungen zu bezahlen, die in den Vorräten an Produkten enthalten sind, die noch nicht verarbeitet, hergestellt, verkauft oder von den Kunden bezahlt wurden.

Die einzelnen Bestandteile des Betriebskapitalbedarfs sind dazu bestimmt, im laufenden Geschäft zu verschwinden. Wenn die Geschäftstätigkeit des Unternehmens jedoch stabil ist, werden sie zum Bilanzstichtag des nächsten Geschäftsjahres durch neue betriebliche Vermögenswerte und Schulden ersetzt. Der Fehlbetrag wird also volumenmäßig verlängert und führt zu einem dauerhaften Bedarf.

Die Saisonabhängigkeit einer Aktivität bedeutet, dass sich der Produktionsprozess zwischen Einkauf, Produktion und Verkauf verschiebt. Der Bedarf an Betriebskapital schwankt daher im Laufe des Jahres, schwillt an und schwindet wieder. Der strukturelle Bedarf an Betriebskapital ist der geringste aller einmaligen Bedürfnisse im Zyklus.

Das Wachstum der Geschäftstätigkeit führt zu einem Wachstum des Betriebskapitalbedarfs. Es ist diese Zunah-me, die implizit oder deutlich in einer Mittelflussrechnung erscheint. Ein stark wachsendes Unternehmen sieht sich sehr häufig mit der Tatsache konfrontiert, dass der Bedarf an Betriebskapital schneller wächst als der Umsatz. Im Rahmen einer Entwicklungspolitik stellt die Erhöhung des Betriebskapitalbedarfs daher eine echte Mittelverwendung dar, ebenso wie Investitionsprogramme.

Je höher die Wertschöpfung (da sie aus einem langen Produktionszyklus resultiert), desto höher ist der Bedarf an Betriebskapital, da die Differenz zwischen dem Verkaufspreis (und damit den Forderungen der Kunden) und den Einkäufen (und damit den Verbindlichkeiten der Lieferanten) größer ist; außerdem dauert der Produktionsprozess länger und die Vorräte sind daher höher.