Des rôles et des objectifs clairs

Les réunions efficaces se distinguent par deux caractéristiques :le résultat correspond aux attentes et les participant.e.s se sentent bien.

Si nous voulons atteindre des résultats, alors toutes les personnes présentes doivent être au clair sur le but de la réunion : le thème et les résultats attendus sont clairement décrits et sont compris de la même façon par tou.te.s. Les participant.e.s disposent de la base d’information nécessaire. La discussion est orientée selon les buts; tous les arguments essentiels sont présentés. Les résultats de la discussion sont conservés (idéalement visualisés pour tout le monde) et vérifiés.

Normalement, un.e chef.fe est présent.e à la séance, mais il.elle fait (ferait) bien de laisser la direction de la réunion à un.e participant.e. Ainsi, il.elle peut donner son avis librement et ouvertement en évitant les doubles rôles. Les différents rôles (supérieur.e, conducteur.rice de la réunion, participant.e) sont mieux occupés s’ils sont répartis entre plusieurs personnes. De plus, les différents membres de l’équipe développent un sentiment de responsabilité envers leur équipe s’il.elle.s modèrent de temps en temps les réunions.

Les participant.e.s apprécient quand tou.te.s acceptent le rôle qui leur revient et que tous les rôles importants sont occupés avec compétence. Un.e modérateur.rice dirige la réunion, un.e rapporteur.se note les résultats, les participant.e.s apportent leur savoir et leur expérience, le.la chef.fe représente les intérêts de l’organisation et veille à la cohérence générale.

Le rôle qui revient aux participant.e.s dépend de l’objectif pour chaque point à l’ordre du jour : informer, conseiller ou décider:

Une personne ou un groupe informe les autres personnes présentes sur un projet. Le résultat attendu est dans ce cas : toutes les personnes sont informées et toutes les questions ont trouvé une réponse.
Le travail des participant.e.s consiste à s’informer et le cas échéant à poser des questions de compréhension.

Une personne (participant.e ou chef.fe) présente une situation ou un défi et attend des autres participant.e.s des idées ou propositions. Cette personne continuera à travailler à son projet ou à prendre des décisions après la réunion. Le résultat attendu est ici : la personne concernée dispose d’une vue large, de plus d’idées, de meilleurs arguments ou de critères de décision.
Le rôle des participant.e.s consiste à apporter leurs idées, leurs expériences et leurs avis.

Les personnes présentes discutent d’un sujet et prennent une décision, pour laquelle elles assument la responsabilité. La condition pour une solution dans les meilleurs termes est que le groupe soit d’accord sur le processus qui mène à la décision (consensus, consentement, unanimité, majorité).
Il est ici du devoir des participant.e.s de s’assurer qu’il.elle.s ont les informations nécessaires, d’exprimer leur propre avis et de participer au processus de décision.

La confiance dans le groupe aide à garantir la discipline des rôles

En tant que modérateur, je suis chaque fois étonné de constater comment je peux faire confiance à un groupe pour représenter mes arguments. D’après mon expérience, les participants apportent au moins 90% de ce que j’aurais voulu dire. Si à la fin d’une discussion, quelque chose d’important manque encore, je peux annoncer un changement de rôles et apporter mon argument comme complément.  (EB)